Arbeitsleben: Firmen verschwenden laut Experte zu viel Zeit mit Meetings

Sind Meetings wirklich sinnvoll? Immer mehr Unternehmen stellen sich die Frage – vollkommen zu Recht, sagt Experte Dirk Schmachtenberg.

Dirk Schmachtenberg ist Geschäftsführer der Management- und Technologieberatung Plan D. Seine Fachgebiete sind Innovation, Strategieentwicklung und Digitalisierung. Das Interview mit ihm erschien zuerst im Januar 2023. 

Disclaimer Capital

Herr Schmachtenberg, warum haben wir so viele Meetings, wenn sie oft nichts bringen?
Der Fehler liegt meistens schon da, dass man sich keine Gedanken über das Ziel des Meetings macht. Viele werden standardmäßig in relativ großen Kreisen durchgeführt. Da ist nicht klar, wer überhaupt welchen Beitrag leisten soll. Das führt weder zu Produktivität noch zu Zufriedenheit bei den Teilnehmenden. Eigentlich gibt es drei Gründe für Meetings: Entweder man möchte gemeinsam etwas erarbeiten, man hat routinemäßige Abstimmungen oder der soziale Austausch steht im Vordergrund.

Ist es dieses Ziel, das den klassischen Jour-fixe-Meetings fehlt?
Ja, ich denke schon. Jour-fixe-Meetings sind gut, wenn man routinemäßige Abstimmungen wirklich braucht. Oft gibt es dabei aber keine Agenda und ich persönlich finde diese Meetings meistens viel zu lang.

Wie lange sollte ein Jour fixe maximal dauern?
Interessant ist, dass Meetings in der Regel so lange dauern wie sie angesetzt sind. Wenn ich ein Meeting für eine Stunde ansetze, dauert es auch eine Stunde. Jour fixes gehen eigentlich ein bis zwei Stunden. Meistens wäre eine halbe Stunde ausreichend.

Was hat das für wirtschaftliche Auswirkungen für Unternehmen, wenn so viel Zeit in unproduktiven Meetings verbracht wird?
Wirtschaftlich gesehen kann man sich die Hälfte der Meetingzeit sparen. Es ist sinnvoll, Meetings zu nutzen, um das soziale Miteinander zu fördern, aber ansonsten ist der wirtschaftliche Schaden immens. Ich habe selbst mal die geschätzten Stundensätze der Anwesenden mit der Dauer des Meetings multipliziert. Das war ziemlich erschreckend.

STERN PAID IV Gen Z Arbeitsmarkt 10:40

Was kostet denn ein Meeting?
Wenn Führungskräfte dabei sind und man auch die Kosten für Büro, Arbeitsmaterial und so weiter bedenkt, kosten die meisten Meetings deutlich jenseits von 1000 Euro die Stunde.

Wenn man das auf große Konzerne überträgt, ist das ein riesiger Kostenfaktor.
Auf jeden Fall. Hier ist auch ein Problem, dass es in den wenigsten Unternehmenskulturen eine vernünftige Dokumentation von Meetings gibt für die, die nicht teilgenommen haben. Die Motivation, an Meetings teilzunehmen, ist deswegen sehr hoch. Das gleiche gilt für Emails, wo gerne viele Personen in cc genommen werden. Das kann zusammen schnell bis zu 80 Prozent der Arbeitszeit beanspruchen.

Die Dokumentation von Meetings hat Amazon zum Beispiel schon eingeführt. Und bei Tesla gibt es die Regel, dass Mitarbeitende Konferenzen einfach verlassen dürfen, wenn sie merken, dass die Inhalte für sie nicht relevant sind. Ist das eine gute Idee oder könnte das der Unternehmenskultur eher schaden?
Die Frage ist, wie radikal das umgesetzt wird. Amazon hat das meiner Meinung nach sehr konsequent gemacht. Jedes Meeting beginnt mit einer Viertelstunde, in der sich jeder erstmal ins Thema einlesen kann. Vorher muss derjenige, der das Meeting einberufen hat, aufschreiben, was er eigentlich von den Anwesenden will. Am Ende muss das Ergebnis des Meetings dokumentiert werden.

Und bei Tesla?
Da ist es so, dass zwar jeder ein Meeting einberufen kann, aber nicht zwingend bleiben muss. Das eignet sich nicht für alle Unternehmen, zum Beispiel für Banken oder Versicherungen, wo Berichte erstellt werden müssen. Aber gerade bei kreativen Prozessen finde ich es grundsätzlich gut, wenn man sich nicht stundenlang in Meetings aufhalten muss, ohne etwas beitragen zu können.

Bei SAP gibt es meetingfreie Tage, Shopify hat gerade alle wiederkehrenden Meetings mit mehr als zwei Personen gestrichen. Was kann das bringen?
Ich finde die Idee wirklich gut. In Konzernen ist es heute sehr schwierig Zeit zu finden, in der man tatsächlich produktiv arbeiten kann. Ein freier Tag, an dem einfach mal Zeit zur Verfügung steht, ist dann wahnsinnig wertvoll. Ich glaube, dass viele mittlerweile verlernt haben, überhaupt mal zwei, drei Stunden lang konzentriert zu arbeiten. Meetings, Emails oder Chats unterbrechen die Arbeit ständig. Wir wissen neurologisch, dass das für die Kreativität nicht gut ist, weil das Gehirn immer wieder neu hochfahren muss.

Wenn ich als Arbeitnehmerin so einen meetingfreien Tag habe, wie kann ich den optimal gestalten?
Wichtig ist, sich trotzdem eine innere Struktur zu geben und sich ein Ziel zu setzen. Was will ich tun, was will ich am Ende des Tages idealerweise erreicht haben? Es ist auch nicht schlimm, wenn es dann nicht so läuft wie geplant. An einem kommunikationsfreien Tag sollte man nicht in Rage arbeiten, sondern genauso Pausen einplanen.

Jetzt haben Sie sogar von einem kommunikationsfreien Tag gesprochen. Heißt das auch: keine Emails oder Teams-Nachrichten?
So dogmatisch muss es nicht sein. Ich halte es nur für hilfreich, sich zumindest ein Zeitfenster einzuplanen, in dem man das Mailprogramm aus- und das Telefon stummstellt. Danach nehmen Sie sich wieder eine halbe Stunde, um die aufgelaufenen Nachrichten abzuarbeiten. Man könnte so einen Denk- oder Arbeitstag mal ausprobieren, um die Erfahrung zu machen. Für viele gibt es das ja gar nicht mehr.

Woher wissen Unternehmen, welche Meetings sie streichen müssen? Kann Künstliche Intelligenz (KI) dabei eine Hilfe sein?
Mithilfe von KI und Daten ist es möglich, die Relevanz von Themen zu identifizieren. Im Moment macht KI vor allem im Bereich Natural Language Processing große Fortschritte. Damit kann man auswerten, welche Themen wie oft besprochen werden. Wenn wir an ein produzierendes Unternehmen denken, werden wahrscheinlich Routinethemen wie Arbeitssicherheit oder Rauchmeldesysteme verhältnismäßig viel Raum einnehmen. Mit so einer Analyse können Humanressourcen sinnvoller eingesetzt werden.Bezos Zwei-Pizza-Regel

Das setzt aber voraus, dass Meetings ordentlich benannt sind und eine Agenda haben, richtig?
Genau. Ein klares Thema für den Termin, eine klare Zielsetzung und eine Zusammenfassung der Ergebnisse zu haben, würde schon einen großen Fortschritt bringen.

Wären das Ihre drei Tipps, um Meetings produktiver zu gestalten?
Ja, das sind die wichtigsten Punkte. Außerdem sollten die Teilnehmer zum Termin passen und nur so viel Zeit dafür eingesetzt werden, wie wirklich erforderlich ist.

Was ist mit einer maximalen Teilnehmerzahl?
Bei Amazon ist das Maximum ein "Zwei-Pizza-Team", also acht bis zwölf Personen. Ich finde das schon relativ viel, weniger sind eigentlich besser.

Sie sind klar dafür, Meetings zu reduzieren. Liegen Sie damit im Trend?
Ja, ganz sicher. Die Meetingkultur fördert die Diffusion von Verantwortung und viele erkennen, dass große Gesprächsrunden wenig Produktivität bringen. Gerade im Kontext von Remote-Arbeit ist es sehr wichtig zu kategorisieren, was man eigentlich mit einem Meeting will.

Dieses Interview erschien zuerst an dieser Stelle bei Capital.